Trámites necesarios para la constitución de una empresa

Abrir una empresa implica pasar por varios procedimientos que, aunque engorrosos, son necesarios para estar en orden con la ley. Por esta razón es muy común que la mayoría de los que quieren emprender se sientan abrumados y desistan a la primera caída. ¡Pero ese no será tu caso!

A la hora de obtener los trámites necesarios para la constitución de una empresa siempre es bueno hacerlo en orden, sin desesperación. Y es que también es muy común que los emprendedores que desean hacerlo todo al mismo tiempo, terminen gastando todas las energías antes de siquiera empezar a levantar el negocio.

Sabemos que sacar todos los trámites y permisos mientras buscas el capital inicial no es nada fácil. Sin embargo, existen campañas de apoyo a emprendedores, con ideas de pequeñas y medianas empresas, con los que podrás asesorarte en caso de que todavía no tengas claro qué tipo de modelo empresarial te viene mejor, o si tienes dudas en el ámbito legal.

También es posible buscar referencias de otros emprendedores que, como tú, se lanzaron al mercado por un sueño: tener un negocio propio con los papeles en regla.

¿Estás por abrir tu empresa y no sabes por dónde empezar? Nosotros te ayudamos. Antes de empezar, ten en cuenta que el número de trámites y el tiempo de espera para obtenerlos depende de la comunidad autónoma y del tipo de actividad que vayas a ejercer.

1. Trámites convencionales para poner en marcha la empresa

Una vez que elijas el modelo empresarial acorde a tus necesidades, deberás pasar por varios trámites regulares independientemente de la forma jurídica. Estos son los papeles que debes obtener de régimen obligatorio:

• Obtener el Número de Identificación Fiscal en la Agencia Tributaria (AEAT). Recuerda que primero debes sacar uno provisional mientras constituyes la empresa y, luego, el definitivo, una vez que comiences la actividad mercantil.
• Inscripción en el Registro Mercantil de tu provincia (excepto si eres un empresario autónomo soltero).
• Alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores aplicable a todos los empresarios autónomos o sociedades. Allí deberás declarar el inicio, modificación o cierre de actividades mercantiles. Deberás hacerlo en la Agencia Tributaria (AEAT).
• Pagar el Impuesto sobre Actividades Económicas derivado a las actividades lucrativas. Puedes hacerlo en la Agencia Tributaria (AEAT)
• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) desde Tesorería General de la Seguridad Social como forma de regular la cotización de tu Seguridad Social y la de tus asociados.
• Alta de los socios y administradores en los Regímenes de la Seguridad Social desde Tesorería General de la Seguridad Social.
• Desde la Inspección Provincial de Trabajo tendrás que obtener y legalizar un Libro de Visitas en caso de inspecciones fiscales. Esto es obligatorio para todo tipo de empresas (aunque los requisitos varían según su modelo).
• Obtención y legalización de los Libros registro, los cuales se derivan en: socios, acciones nominativas y contratos entre el socio único y la sociedad. Puedes hacerlo desde el Registro Mercantil de tu provincia.
• Obtención y legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales en el Registro Mercantil de tu provincia para llevar tus cuentas de acuerdo al Código de Comercio.
• Obtención de un certificado electrónico con tal de poder hacer firmas electrónicas.
• Registro de signos distintivos como patentes o marcas en la Oficina Española de Patentes y Marcas.

Ahora bien, estos son los trámites necesarios dependiendo del tipo de actividad mercantil:

• Licencias de instalaciones y obras, licencias de actividad y licencias de funcionamiento.
• Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros de acuerdo al tipo de ejercicio (sitios de comida, agencias turísticas, actividades industriales, sociedades de adquisición de bienes o mobiliario, entre otros).

Si vas a contratar personal, independientemente del tipo de actividad que ejercerá tu empresa, necesitarás sacar otros registros laborales. Los enlistamos por ti:

• Afiliación de los trabajadores en la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Ir hasta el Servicio Público de Empleo Estatal y registrar el contrato laboral de cada trabajador.
• Emitir una comunicación de apertura del centro de trabajo.

2. Trámites especiales según el tipo de empresa (o forma jurídica)

Cuando haces un proyecto de negocio, debes establecer qué tipo de empresa será. Cada modelo tiene una forma gerencial distinta y, por supuesto, responde a trámites únicos. Por esta razón, es importante que mientras estás en la etapa de planificación vayas asesorándote en cuanto a permisos y certificados.

Empresario autónomo (individual)

Los empresarios autónomos no tienen obligación de hacer trámites legales más allá de los contratos por alquileres o adquisición de bienes capitales. También deben tramitar los contratos convencionales para poner en marcha una empresa. Además, es recomendable inscribirse en el Registro Mercantil Provincial si estás casado.

Empresario de Responsabilidad Limitada

Debes obtener un acta notarial para empresario de Responsabilidad Limitada y saldar el Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados. Además, necesitas conseguir los trámites convencionales.

Comunidad de Bienes

Si los comuneros no aportan bienes inmuebles o derechos reales, basta con hacer un contrato privado con todos los detalles de las operaciones mercantiles y las funciones de cada socio. Luego, necesitarás el alta de los comuneros en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores y solicitar el NIF.

De lo contrario, antes de hacer las últimas dos diligencias, tienes que sacar una escritura pública y presentar tu liquidación del Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.

Sociedad Civil

Aplica lo mismo que para la Comunidad de Bienes.

Sociedad Colectiva, Sociedad Comanditaria simple o por acciones, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada de Formación Sucesiva

Debes solicitar, en el Registro Mercantil Central, la Certificación negativa del nombre de la sociedad, solicitar el NIF, hacer una escritura pública de constitución de la sociedad, presentar tu liquidación del Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados e inscribirte en el Registro Mercantil.

Sociedad Anónima Laboral, Sociedad de Responsabilidad Limitada Laboral

Aplican todos los requisitos de la Sociedad Anónima, con la diferencia de que debes ir ante el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y solicitar la Calificación de Sociedad Laboral.

Sociedad Limitada Nueva Empresa

Antes de hacer todos los trámites convencionales de una Sociedad, debes emitir la Solicitud de denominación social.

Sociedad Cooperativa, Sociedad Cooperativa de Trabajo Asociado

Antes de pedir todos los papeles de cualquier Sociedad, es necesario ir al Registro de Sociedades Cooperativas del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social para obtener la Certificación negativa del nombre de la cooperativa.

Sociedades Profesionales

Una vez que tengas todos los requisitos de una Sociedad convencional, no te olvides de la Inscripción en el Registro de Sociedades Profesionales del Colegio Profesional que corresponda según la actividad mercantil.

¿Ya tienes todo en regla? Si tienes problemas para tramitar algún documento legal, te recomendamos que te asesores con un profesional especializado en este tipo de procedimientos. Así mismo, no dejes de pedir ayuda a las entidades estatales encargadas de cada trámite, pues aunque creas que tienes todo bajo control, puede pasar que te falte algún papel para poder obtener el certificado correspondiente.

Lo más importante es que no dejes de intentarlo y que tengas mucha, mucha paciencia. Puede que no sea el proceso más rápido y sencillo de todos, pero seguramente el esfuerzo valdrá la pena cuando logres tu meta.