¿Qué es un plan de compras o de producción?

Cómo hacer la planificación y pronósticos de compras

El objetivo de este plan de compras o de producción es poder prever qué necesidades se van a cubrir y qué recursos como los bienes, servicios u obras se van a pagar. Este plan de compras o de producción se realiza para mantenerlo activo durante un periodo de tiempo determinado; es un proceso de análisis en el que se identifican los aspectos como las necesidades de la empresa, cuánto se necesita, qué se necesita y los recursos con los que cuenta la empresa u organización para cubrir estas necesidades y poder desarrollar el plan de compras o de producción.

Los pronósticos

La persona encargada de realizar el plan de compras o de producción debe mantener una estrategia orientada al futuro y estructurada de forma sistemática, por lo que debe ser capaz de prever cualquier percance, estar al acecho de los peligros y alerta para tomar las oportunidades que traen cada momento. Esta persona no puede permitir que las adversidades o lo que no se tiene planeado arruine el plan de compras o de producción: debe estar dispuesto a trabajar a cada instante con herramientas diferentes para controlar y evitar futuros inconvenientes.

Volumen de compras

Es necesario contar con un control total de la mercancía y de la producción a realizar ya que el volumen de compras que se realice para garantizar los objetivos depende de ciertas variables y barreras.

Por ejemplo, si se hace un volumen excesivo de compras el material que sobra pueda ocasionar pérdidas ya que será una compra innecesaria y el material perdido es dinero perdido. Por el contrario, si no se compra lo suficiente se hace un paro forzado de producción, lo que lleva a perder tiempo y dinero.

Control de inventarios

El control de inventarios es un sistema de control de la información de la mercancía que está en producción y en el almacén. Este sistema o archivo se crea con la finalidad de mantener al margen y en sincronía ambas fases de la mercancía que son su producción y su estado en el almacén, si este no se satura o si este o la fábrica no quedan vacías al mismo tiempo. Por ello, este sistema es muy útil.

Políticas de compras

Todas las personas son diferentes, pero muchas personas diferentes trabajando en la misma empresa deben tomar decisiones en pos de un fin en común. Por ello se crean las políticas de compras, donde cada persona con su cargo en específico y sus labores concretas se guían por seguir las mismas políticas de compras, entonces habrá un lenguaje en común en toda la empresa y cada decisión será tomada con asertividad.

Procedimientos

Cada compañía es muy diferente a otras, por más que su público objetivo sea el mismo o que sus productos y servicios se parezcan. De ahí que los procedimientos para las compras u otras acciones sean únicas e irrepetibles para cada empresa. Por ello, lo mejor es diseñar un procedimiento propio que se ajuste a las necesidades específicas de cada negocio.

Programa de compras

Este programa de compras sirve para mantener bajo control los procesos racionales de compra de materiales y recursos, entre otros. Es un proceso administrativo pero de él se despliegan todos los procesos de producción y fabricación para mantener una adecuada distribución de la mercancía en los almacenes.

El presupuesto de compras

El presupuesto de compras hace referencia a todas esas previsiones en dinero y precios sobre las compras que se van a realizar ya que se debe estipular con buen tiempo la cantidad de mercancía, entre otras cosas, de lo que se vaya a necesitar y esto trae consigo, lógicamente, un presupuesto previamente estipulado.

Objetivos del plan de compras

Para realizar un correcto y adecuado plan de compras se deben tener en claro los objetivos a tratar y que se deben cumplir:

• En primer lugar, la correcta planificación de los procesos de compras divididos en la identificación de acciones para mejorar la calidad y rapidez de los proveedores y plantar los objetivos de ahorro.

• Otro objetivo es la identificación de la situación actual donde no se debe dejar de mantener la claridad de las circunstancias actuales en las que se encuentra el negocio, además de tener claros los precios, las rebajas, los sorteos y demás acciones a realizar.
• Después se debe realizar el plan de gestión de compras ya que las fechas para las compras, las entregas, los tiempos y demás son esenciales para cumplir con todas las metas.
• Mantener una constante evaluación de los recursos ya que se debe estar en constante retroalimentación de los procesos y de las experiencias ganadas para no volver a cometer los mismos errores y redireccionar los buenos resultados siempre en la misma dirección.

Una vez completado todos esos procesos se pasa a implementar una metodología para poner en acción, de forma periódica, todo lo anteriormente planteado, con nombres de responsables, funciones, fechas, entregas, entre otras cosas.

Luego viene la parte de la ejecución y puesta en acción del plan de compras, donde la participación es fundamental para poner en marcha los procesos de negociación, asesorando al área de compras y cumpliendo con el objetivo del ahorro.

Existen otros objetivos a cumplir como, por ejemplo:

• Minimizar costos y maximizar ganancias donde la calidad no se hace al producir más material, sino simplemente al producir material de calidad, donde se crea una perspectiva y una reputación por parte de los clientes que saben que este material o servicio es de calidad y vale su precio.
• Maximizar el servicio al cliente depende de la experiencia que el cliente tenga, el cumplimiento de  las expectativas y de la confianza que ponen en la empresa, ya sea en sus productos o servicios, porque de este punto dependerá que ese cliente regrese y que traiga consigo muchos más clientes potenciales, pero si no se sabe manejar este cliente se irá y con él muchos clientes también.
• Minimizar la inversión en inventarios haciendo que exista más productividad.  
• Minimizar los cambios en las tasas de producción con el ideal de mantener un estándar que se pueda automatizar más fácilmente por las personas encargadas. Así se genera un aprendizaje duradero y el desarrollo de las habilidades necesarias para la producción.

• Minimizar los cambios en los niveles de personal. Por más experta que sea una persona en su campo de acción, cada empresa trae consigo una forma de llevar las cosas y cada trabajador debe contar con un periodo de tiempo de adaptación a las nuevas maneras de hacerse las cosas. Al aprenderlo y desarrollarlo agiliza su trabajo con los mismos estándares de calidad. Por ello, si se varía cambia mucho de trabajadores este proceso se reiniciará consecutivamente haciendo que la empresa se ralentice.
• Maximizar la utilización de planta y equipos con el fin de realizarles un adecuado mantenimiento para su duración y no abusar de equipos extra, pero tampoco ralentizar los trabajos por falta de equipos o equipos en mal estado.

¿Por qué es importante tener un plan de producción cuidadosamente desarrollado?

Es muy importante porque garantiza el control y retroalimentación efectiva, constante y al momento del manejo de las compras y la producción de una empresa.

Tiempo de elaboración y ejecución del plan de compras

Se estipula aproximadamente que el tiempo de elaboración y ejecución de un plan de compras está entre 3 y 4 meses.

Aportaciones Fullstep

Fullstep es una consultora de negocio que brinda servicios en asesoramientos de elaboración y ejecución de planes de compras, donde desarrolla, adecúa los costes y transforma las compras, todo con ayudas de su plataforma electrónica.