¿Cómo cobrar a los clientes de tu empresa? ¿Cómo pagar a los proveedores?

¿Por qué es importante hacer gestión de cobros?

Es fundamental disponer de una gestión de cobros ya que caer en el error de no definir y acordar condiciones de pago o cobro puede ocasionar, por parte de los pagos, una mala imagen de la empresa ante los proveedores, generando a largo plazo menos apoyo logístico, el cual es vital para las empresas. Si, por el otro lado, no se realizan acuerdos en cuanto al cobro de dinero, los clientes pueden perder confianza y credibilidad en la empresa, además de restarle importancia al pago de las mismas, provocando también pérdidas a medio y largo plazo.

Periodo medio de cobro vs. periodo medio de pago

El periodo medio de cobro hace referencia al tiempo que tardarán, de media, en pagarnos nuestros clientes; el de pago, e tiempo que tardamos en pagar a nuestros proveedores. Ambos aspectos conviene tenerlos en cuenta.

Sistemas de cobro a clientes

Sistema De Preventa

Ideal para aquellas empresas distribuidoras que busquen la facilidad en cuanto al plan de cobros y pagos, que no sea un inconveniente y de rápida solución. Por eso el sistema de preventa es tan sencillo, ya que se acomoda a las necesidades y gustos de las empresas ya que esto asegura un pronto pago por parte del cliente donde él mismo hace el pedido.

Después, este pedido es preparado y llevado al cliente: este pedido se entrega al instante y, posteriormente, el cliente realiza el pago, haciendo de este sistema algo rápido y seguro para ambas partes.  

Pago Inmediato

Este sistema de pago inmediato es un poco parecido al anterior, tan solo varía en la parte final del proceso en cuanto a que el cliente hace un pedido que será vendido y facturado. Hasta aquí todo es igual, la diferencia rápida es que primero el cliente debe pagar el valor de la venta para que el producto pueda entregarse.

Dicho sistema se puede aplicar en el mismo momento en que se le hace la entrega al cliente, el cual paga y el producto es entregado.

Prepago

Este sistema de prepago es utilizado mayoritariamente cuando lo que se vende es un servicio. Su sistema de cobro a clientes varía en gran medida ya que este debe realizar el pedido, que será facturado y el cliente deberá pagar para que el servicio pueda entregarse.

Se utiliza, por ejemplo, en los servicios que prestan las telefonías móviles, asegurando en primer lugar el pago por el servicio para que luego la empresa pueda efectuar el servicio sin ningún inconveniente ni contratiempo.

Sistema Pospago

Este sistema es contrario al anterior ya que primero se realiza la venta en todo su esplendor, es decir, se hace el pedido, se envía, se entrega, se factura y, en muchos casos, un tiempo después el cliente hace efectivo el pago de la deuda. Uno de los ejemplos más usados para definir estos casos son aquellos servicios públicos que se nos cobran como el agua o la luz, en los cuales primero se debe saber cuánto se consumió para saber cuánto se va a pagar.

Ventas Con Crédito

Este sistema de pago es muy arriesgado y no suele recomendarse ya que, aunque todo el proceso se realice normalmente, cuando llega el momento del pago, el cliente lo hará con un sistema de cuotas con tiempo prudencial la una de la otra hasta finalizar dicho pago. En estos casos no se sabe con certeza si el cliente podrá pagar todas las cuotas, aunque ya el producto se ha entregado desde el día en que dicho cliente solicitó la venta.

Formas de pago a proveedores

Efectivo

Este es el sistema más tradicional conocido para realizar el pago a los proveedores, aunque se debe tener en cuenta tan solo unas sencillas cláusulas vitales: en primer lugar, el dinero que se maneja no debe ser falso y, en segundo, que el total máximo en efectivo para pagar en cada país puede variar. Por ende, antes de realizar el pago en efectivo en países diferentes al propio se debe considerar cuáles son las cantidades permitidas y si se manejará mucho dicha moneda y cuáles son las características de seguridad para reconocer el dinero.

Cheque o Talón

Este es un buen sistema de pago aunque tiene algunas limitaciones: puede ser un dolor de cabeza si la cuenta a no tiene fondos suficientes o si el periodo de cambio se excede y hay que expedir un cheque nuevo o si, por alguna razón, el cheque es rechazado en el banco por alguna cláusula como que el dueño de la cuenta no haya rellenado correctamente los datos. Todo esto podría retrasar la efectividad de los pagos.

Pagaré

Su definición hace referencia a que se trata de un documento financiero que funciona como una promesa de pago. Este sistema de pago dispone de una ventaja prioritaria: su financiación por descuento comercial. Aunque las desventajas son mayores, como por ejemplo que el cliente pueda retrasar la emisión deliberadamente, hacer verificación de factura y, como tal, realizar todo este proceso puede ocasionar un mayor trabajo administrativo.

Transferencia

Este sistema de pago es de las formas más seguras, fáciles y fiables para efectuar los pagos ya que minimiza las posibilidades de cometer errores al momento de emitir el pago y además se hace directo y efectivo al instante en la cuenta del proveedor. Esto le dará un valor agregado a la gran variedad de soportes de pago que genera para que se puedan llevar claras las cuentas.

Domiciliación Bancaria

También llamado cargo en cuenta, recibo domiciliado o giro, es muy parecida a las transferencias. Lo que sucede es que la diferencia radica en que el proveedor le dice al banco que le cargue a la cuenta del cliente el valor por el que se ha realizado a la venta o el negocio.

Letra de Cambio

Este es un sistema que dispone de más ventajas que desventajas, entre las que se pueden encontrar que cuenta con una mayor seguridad en el proceso de la transacción. Como único inconveniente podemos encontrar que quizás su valor en cuanto a la emisión y cobro puede ser alto.

Confirming

También llamado simplemente pago a los proveedores, es un sistema altamente calificado ya que el cliente le informa a su respectiva entidad bancaria que le programe los pagos mensuales, o como esté estipulado, con los proveedores para pagarles, así nunca se olvidará del pago a los mismos. El banco se encargará de validar toda la seguridad que sea necesaria. También, dicho banco podrá controlar el manejo de dichos fondos y dar avisos cuando sean necesarios; así, las relaciones entre ambas entidades serán fructíferas y el flujo de trabajo se mantendrá sin ninguna contradicción o fallos.

¿Qué debes hacer para mejorar la gestión de cobros y pagos de tu empresa?

Si lo que quieres es mejorar tu gestión de cobros y pagos para tu empresa debes realizar las siguientes acciones: primero la negociación, esto es fundamental. En cuanto a fechas de pagos, tiempos y demás información que consideres relevante debes realizar su respectivo registro, verificación y conformación de las facturas, la contabilización de los movimientos de proveedores y acreedores, su relación diaria con los proveedores y acreedores, la preparación y ejecución de los pagos, el archivo de la documentación de proveedores y acreedores y, finalmente, un control y supervisión.