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Cómo montar una agencia de organización de eventos

Emprender en el área de la organización de eventos es una buena opción, ya que este tipo de servicios están en auge. Si eres un emprendedor o emprendedora y no sabes cómo hacer para montar una empresa de organización de eventos, continúa leyéndonos, hoy te explicaremos cómo lograr sacar el mejor provecho a esta profesión.

En primer lugar, has de tener las reglas básicas de un emprendimiento, sin importar el título del que estemos hablando: debes dedicarle tiempo y esfuerzo. Ningún buen negocio surge de la noche a la mañana y debes disponer de tiempo libre para poder responder a las necesidades que se presentarán una vez iniciado el proyecto.

Lo que es cierto es que estarías entrando a un área muy rentable en la cual, si sigues los pasos como es debido, deberías obtener resultados a corto plazo, además de contar con la satisfacción de tener un trabajo bien hecho y clientes contentos con los resultados.

Los siguientes consejos te serán más que útiles para que hoy sea el día en que te decidas a crear esa agencia de eventos que le dará un giro a tu vida.

Cuenta con  ahorros

Para todos los negocios es necesario invertir un capital significativo para hacerse con los materiales, personal o recursos que serán necesarios. En un principio, deberás trabajar con tu propio dinero para contratar a los proveedores que necesitarás cuando tengas nuevos clientes, entre ellos están desde las personas que se presenten para el catering, los decoradores, la música, las personas de mantenimiento, y muchos otros. Son muchos los especialistas que estarán involucrados y que deberás costear tú mismo al inicio.

No puedes dar la impresión de que tu compañía no cuenta con los recursos para hacerse cargo de un evento de diversas magnitudes, pues la sensación de solvencia es realmente importante para dar una buena presentación.

Recuerda que en un principio, mientras tu agencia aún no es suficientemente conocida, no podrás cobrar por adelantado para pagar al personal. Así que ten eso en mente hasta que tu negocio despegue.

La subcontratación

Este es un modelo al que te tendrás que adecuar desde un principio, ya que es la mejor manera de conservar capital y mantenerte solvente la mayoría del tiempo. Aunque quieras y seas muy talentoso no puedes contar sólo contigo, busca el apoyo de expertos que se encarguen de realizar actividades especiales.

¿A quiénes tendrás que subcontratar? Mientras más delegues mejor, porque estarás muy preocupado de diversos detalles como para gastar tiempo en temas como la decoración. Tienes que ser el director de una orquesta y ver que todos trabajen y entreguen a tiempo. Podrás subcontratar el servicio de protocolo, de comida, la música, la decoración, la animación, ¡hasta un planificador!

Ten en cuenta los siguientes tips:

  • Busca a los mejores proveedores: si quieres ser el mejor de la industria tienes que dar el mejor servicio, existen buenos servicios de música como algunos muy malos. Tu deber es probar a cada uno y asegurarte de que darás lo mejor
  • El sistema de cobro: los proveedores cobran por adelantado, pero el cliente suele pagar al finalizar el evento. Pide presupuesto de cada uno de los servicios para el día del evento y agrégalo a la cuenta que van a pagar tus clientes. Al final, ellos pagarán por cada servicio por separado más tu comisión por la organización.
  • Habla con todos los proveedores por separado y mantén una lista de las tareas que deben cumplir y el tiempo en el que deben hacerlas, para que el día del evento no ocurra ninguna falta o inconveniente.

Otras inversiones

Y no podemos pasar por alto un tip sumamente importante: para ganar dinero primero debemos gastarlo. Hoy en día se mueve en el negocio las exposiciones de este tema en general. Se realizan convenciones en las cuales se reúnen a los grandes y pequeños de la industria para que puedan exponer y brindar su servicio a las personas interesadas.

Ya sea que participes en una de esas convenciones o decidas colocar un stand en un hotel o plaza comercial lo importante es que inviertas para estar ahí y ser visto, y una vez allí que tu puesto sea el más llamativo por el profesionalismo que proyecte.

El personal que necesitas

Uno de los lados positivos que tiene el negocio de la organización de eventos es que no requerirás de una gran cantidad de personal fijo a quienes tendrás que pagar una vez al mes. Lo ideal es que, al ser tan poco personal, inviertas en contratar a los mejores en su campo.

Los indispensables

En principio solo requerirás de un administrador o contable que lleve todo el aspecto fiscal de la empresa, se encargue de manejar los ingresos y gastos junto con el pago de impuestos que debe ser efectuado en el tiempo reglamentario que impone Hacienda.

También necesitarás la figura de secretaría. Una persona que se encargue de recibir llamadas y llevar una agenda de las solicitudes, las fechas y los requerimientos para cada evento. Al mismo tiempo tiene que ser una persona que tenga un buen trato con el público y sea capaz de ofrecer los servicios a personas que llamen solo en busca de información.

Deberás contar también con personas que trabajen contigo en el área comercial y de marketing. No hace falta entrar en detalles sobre la importancia que tienen los medios de comunicación y las redes sociales hoy en día. Instagram podría ser la única plataforma que necesites para promover tu agencia de eventos si se maneja correctamente. Aunque puedas tener experiencia en el área del mercadeo asegúrate de contar con uno o dos expertos más.

La preparación de tu personal

Invierte en contratar a personas que hablen al menos dos idiomas y que tengan estudios o experiencia en establecer una comunicación fluida con el público. Mientras más preparados estén mayor será tu éxito.

Y un consejo que no puede faltar en el tema de la organización de eventos debido a que se ve más de lo debido: es que no debes contratar a familiares. Sin importar lo bueno que sea en el área que necesitas o lo bien que se lleven dentro de la dinámica familiar, a largo plazo termina siendo más un problema que una ventaja.

Si deseas tener incluso más formación siempre podrás hacer un master en organización de eventos.

¿Estás en un buen área?

“Dime con quién andas y te diré quién eres” ¿A qué ya has escuchado esa frase antes? Pues se aplica de igual forma en el negocio de la organización de eventos y no tiene absolutamente nada de malo. Sin embargo, es necesario tener eso en mente mientras trabajes, porque te ayudará a fijar costos o a ascender en la industria si esa es tu aspiración.

Antes de iniciar tu agencia, infórmate sobre qué negocios se mueven en la zona en donde te encuentras, si allí es mejor realizar eventos comerciales para empresas, si se vende más la organización de fiestas para niños, de fiestas de graduación o incluso de bodas.

Cada área de España tiene sus particularidades, existen algunas en donde una boda, por ejemplo, que se haga en la recepción de un hotel de forma sencilla y sin requerir de tanta producción estará bien, mientras que en otros sitios lo que buscan es acercarse al gran protocolo y producción magnánima de la boda real.

Mientras te encuentres en un área o localidad de España donde las personas busquen gastar mucho dinero en los servicios y productos que adquieren, podrás cobrar mucho más, digamos una cantidad realmente grande, pero deberás asegurarte de que los proveedores que subcontrates y los servicios que presten sean de la más alta calidad, que sean rimbombantes y llamativos.

La cartera de clientes

En ese sentido podrás crearte una cartera de clientes de personas que se relacionen entre sí, lo que hará que todos tus eventos tengan la misma tónica, porque esas personas estarán buscando la misma calidad de servicio o los mismos resultados que le habrás ofrecido a sus colegas, amigos o parientes.

En la medida en que tu cartera de clientes crece, se medirá el progreso de tu propio negocio. Existirá una mayor demanda de eventos para tu agencia y con los ingresos que estos supongan podrás contratar a más personal. Subcontratar a diversos y mejores proveedores y en ese sentido podrías ir expandiéndote hasta alcanzar buena parte del país.

¿Es necesario un local comercial?

La respuesta más corta es: no, no es completamente necesario. Sin embargo, disponer de uno también servirá de medio para que puedas acercarte a clientes que de otra forma no estarían a tu alcance. Hoy en día este tipo de negocios suelen ser cada vez más intangibles, porque lo que hace que crezca tu popularidad realmente son los buenos resultados que dejes y los clientes que recomienden tus servicios.

Pero si decides tener un local comercial puedes tomar en cuenta lo siguiente:

  • El espacio no lo es todo, la decoración sí: no necesitas el local más grande, pero la manera en que este se presente al público será esencial, porque no solo estás vendiendo un servicio sino una experiencia, y tu local será una primera probada de lo que puedes hacer por ellos, apunta a la elegancia y sobriedad o a lo llamativo dependiendo del área de eventos que cubras.
  • La zona es importante: aunque sea un local pequeño si estás ubicado en una buena zona de inmediato le agregas estatus a tu agencia, los clientes se suelen dejar llevar por eso.

La imagen

Es vital la imagen del local comercial si decides tenerlo, pero no dejes pasar de lado la tuya. En medida en que vendes tu servicio también estás vendiéndote a ti como profesional. Debes tener un aspecto pulcro y profesional que transmita seguridad a los clientes que no te conocen.

La diversificación es la clave

Así como el mundo moderno se encuentra en constante cambio al área de los eventos ha tenido que avanzar para no morir en la palestra. En el intento de no desaparecer o de poder superar a la competencia las agencias de eventos han diversificado las actividades y servicios que ofrecen al público.

Hacia dónde diversificarse

Eso dependerá de las características del servicio que ofrezcas, es decir de cuáles son tus áreas más fuertes dentro del negocio. En caso de que cuentes con buenos proveedores de servicios de comida puedes comenzar a ofrecer el servicio de catering como agencia, es decir, das la posibilidad de organizar el evento y en caso de que no sea necesario solo colocas la comida para otros.

Lo importante es saber aprovechar tus fortalezas. Muchas agencias de eventos creen que el camino a la diversificación solamente puede ser a través de la organización de diversos tipos de eventos (empresarial, protocolar, de fiestas…), pero eso implica una logística mucho más grande y termina siendo como crear una agencia de eventos dos veces.

La clave es saber utilizar los recursos que ya posees, como los proveedores, e ir mejorando en medida en que consigues más y mejores empresas que puedan cubrir la necesidad de un servicio en específico.

Cómo diversificarse

Puede ser muy abstracto cuando se pinta lo que se debe y no se debe hacer para lograr la diversificación, es por ello por lo que te facilitamos algunos consejos que puedes seguir paso a paso para conseguirlo:

  • Ubica tus puntos fuertes: ¿qué proveedor es el que tiene mejor desempeño cuando realizas un evento? ¿Es la comida, la decoración, la ambientación musical? Selecciona uno y comienza desde allí.
  • Busca mejores proveedores en esa área: si bien tienes un proveedor que se desenvuelve muy bien, puedes ubicar sus carencias y compensarlas con servicios similares que la complementen. Eso te permitirá además ofrecer un más amplio abanico de opciones a tus clientes.
  • Trabaja en la imagen global y particular: debes tener una imagen definida y al mismo tiempo audaz, que no cambie y sea fácil de reconocer, es un consejo de mercadeo básico. Luego haz que la imagen macro (la agencia) se relacione con la micro (la diversificación) en campañas donde se vean asociadas.
  • Publicítate: es vital, tu agencia debe estar en boca de todos ¿cómo hacerlo? Tienes dos formas básicas. La primera es hacer un trabajo tan excepcional que deje a todos hablando de ello, la segunda es una buena campaña en redes y medios para darte a conocer en más lugares.
  • Comunicación: al mismo tiempo, tú puedes ser el vocero de tus clientes, esto ocurre en mayor medida cuando se realizan eventos empresariales. Se crea una sociedad en donde tu marca puede ser patrocinada por alguna compañía y en esa medida se muestra un apoyo mutuo.
  • Ofrece productos propios: requiere un poco de tiempo una vez que ya se ha estabilizado el negocio, consiste en crear pequeñas áreas en donde tengas una fuerza de empleados que funcionen como productora aparte y puedas “subcontratar”, como por ejemplo un servicio de fotografías para el evento.

Ventajas y desventajas de una agencia de eventos

Este tipo de negocios es ideal porque entre sus principales beneficios te ofrece libertad de acción, tú eres quien decidirá cómo llevar a cabo los planes de negocios y consecuentemente de eventos. Además, no necesitas demasiado para iniciarlo desde tu propia casa y te permite estar presente en todo el proceso.

Tal ventaja se vuelve un contra cuando el dueño no logra dibujar un límite. El fin de crear tu propio negocio no es el de auto-contratarte y trabajar el doble que los demás para ver surgir tu negocio, la idea es que con el tiempo puedas delegar tareas, acciones y diligencias a otros encargados y tú puedas enfocarte en otros negocios o la diversificación de este.

Es un área sumamente creativa para trabajar, por lo que siempre estarás viendo cosas hermosas y pensando en nuevas posibilidades de sorprender a los clientes con innovaciones que puedas ofrecer, de esa manera no estarás confinado al trabajo que se ejerce desde el aburrido cubículo de una oficina, pero podrás tener estabilidad financiera.

Sin embargo, debes recordar que es un área donde existe exceso de competencia, por el mismo hecho de no requerir más que capital, esfuerzo y visión para iniciar el negocio. Habiendo dicho eso, podemos agregar que este no es un factor determinante para que frenes tus intenciones de colocar una agencia de eventos, ya que este es un contra que puedes ver como una ventana de posibilidades.

Es decir, efectivamente es un ámbito que se ve abarrotado de oferta, pero tú podrías trabajar en buscar un sector que esté desatendido, especialmente en el área en donde te vas a desenvolver. Las agencias que organizan eventos empresariales abarrotan España, pero las de eventos como bodas y fiestas infantiles aún tienen mucho para abarcar en este territorio.

Ya ves que es sumamente fácil empezar hoy mismo con tu agencia de eventos. Como material externo necesitarás una inversión de capital medianamente significativa, pero todo lo demás proviene de ti: la determinación para buscar clientes, proveedores, organizar las fechas, las entregas y sobre todo subdelegar. Se requiere de un carácter firme y mucha determinación para ser esa agencia que sobresalga.

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