Cómo hacer un balance de situación de tu empresa

¿Qué es el balance de situación de una empresa?

Existen muchos objetivos importantes a cumplir en tu empresa, pero si como encargado de ella no tomas en cuenta la importancia de la realización de un balance financiero, entonces, te estarás perdiendo detalles importantes que influyen en tu empresa.

Definición

Un balance de situación es un informe que, en un momento determinado, recoge los datos para mostrar la situación actual de la empresa en su ámbito económico. De esta manera, ofrece información separada y ordenada del activo, pasivo y patrimonio neto. Su objetivo es poder reflejar la el estado de la empresa y poder  prever situaciones futuras y así tomar decisiones con base en dicha información.

Regulación legal

Esta regulación se ha realizado con la finalidad de que toda persona que conozca de contabilidad pueda leer cualquier balance de situación ya que, por norma y ley, todos los balances deben seguir un mismo estándar, así se podrá leer cualquier balance, independientemente de la actividad o gestión. Además, si posees un negocio, este documento deberás presentarlo anualmente al Registro Mercantil junto a otros documentos que, por ley, debes presentar de manera anual.

Modalidades

Por cada tipo de cuenta anual existe una modalidad de balance de situación, es decir si las cuentas anuales son normales, abreviadas y pymes, las modalidades son el balance de situación normal, el balance de situación abreviado y el balance de situación pyme, respectivamente. Una característica específica es que el balance de situación normal es el más detallado y el balance de situación pyme es el menos detallado.

Estructura del balance de situación

La estructura del balance de situación se divide en activo, patrimonio neto y pasivo por otra parte. Entonces, el activo son los bienes y derechos que tiene la empresa y el patrimonio neto y pasivo son los recursos con los que se han conseguido esos bienes o derechos.

La ecuación fundamental

La ecuación fundamental se basa en que el total del activo debe ser igual que el total del patrimonio neto más el pasivo, y si esta norma indispensable no se cumple significa que hay algún error y que el balance está descuadrado y, por ende, se debe buscar el error.

¿Cómo se forma el activo?

El activo se divide en activo corriente y en activo no corriente, donde el primero hace referencia a los elementos que están dentro del patrimonio menos de un año y el activo no corriente hace referencia a los elementos que estarán dentro del patrimonio por más de un año o que son permanentes en la empresa.

¿Qué incluye el patrimonio neto y el pasivo?

• Patrimonio neto

El patrimonio neto se divide entre los fondos propios y las subvenciones, donaciones y legados recibidos. Los fondos propios se conforman por las aportaciones de los socios y por los recursos generado y obtenidos por la misma actividad de la empresa. Mientras que las subvenciones, donaciones y legados recibidos son las cantidades que ha obtenido la entidad sin dar nada a cambio.

• Patrimonio pasivo

El patrimonio pasivo se divide en pasivo no corriente y pasivo corriente donde el primero hace referencia a que está formado por las deudas a largo plazo, es decir, con vencimiento superior a 1 año; y el pasivo corriente está formado por las deudas a corto plazo, las que tienen un vencimiento inferior a 1 año.

¿Cómo se hace un balance de situación?

Para poder realizar un balance de situación se deben tomar en cuenta el activo que puede ser circulante (corriente) o no circulante (también llamado fijo, que es el no corriente); el pasivo, que puede ser circulante (corriente) o no circulante (también llamado fijo, que es el no corriente) y finalmente el patrimonio neto.  La estructura que se debe llevar a cabo para realizar el balance de situación es la siguiente:

1. Registra los activos circulantes: los activos circulantes hacen referencia a todos esos bienes y derechos líquidos de los cuales la empresa puede disponer en menos de un año. Son todos los bienes materiales que se tiene, además del dinero en las cajas menores o que se encuentra en las cuentas bancarias; también se incluyen a todos los clientes que no han pagado por los productos o servicios que la empresa le ha prestado. Dentro del plan general contable los activos circulantes se encuentran registrados por las siguientes cuentas como lo son las cajas, los bancos, las cuentas por cobrar y los inventarios.
2. Identifica los activos fijos: los activos fijos como su nombre lo indica son activo que no suelen sufrir muchos cambios a lo largo del tiempo, son los que, generalmente, sirven para ayudar a producir los productos y servicios que la empresa presta a sus clientes y estos son la maquinaria y equipo, equipo de transporte, mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, edificios y terrenos.
3. Suma el total de los activos: a continuación se realiza la suma total de los activos juntándose como un único número ya que todos ellos significan en últimas lo mismo, los activos de la empresa.

1. Contabiliza los pasivos circulantes: en este apartado es necesario registrar absolutamente todas las deudas pero que cumplan la variable de ser deudas que se deben pagar en menos de un año. Los nombres con los que estas deudas deben ser registradas son obligaciones bancarias, cuentas por pagar a proveedores, anticipos de clientes, cuentas por pagar a acreedores e impuestos por pagar.
2. Registra los pasivos fijos: en este apartado se suman todas las deudas cuyos pagos totales sólo puedan ser cancelados con tiempo mayor de un año;  por eso son fijas, ya que no se podrán cancelar tan rápido y con tanta facilidad. Es por ello que algunos de los ejemplos de las cuentas a las que pueden pertenecer son créditos bancarios y documentos por pagar.
3. Realiza la suma del total de pasivos: después, se realiza la suma total de los pasivos juntándose como un único número ya que todos ellos significan en últimas lo mismo, los pasivos de la empresa.
4. Registra el total del capital: lo que se acaba de realizar ha sido reunir en dos apartados grandes todas las propiedades, ya sean tangibles o intangibles de la empresa, así que ahora se debe registrar el total del capital, es decir saber la totalidad de los recursos que los accionistas o socios han invertido dentro de la empresa como un único dato en conjunto.
5. Suma el total de pasivos con el total del capital: ahora se suman los totales de los pasivos junto con el capital y esto nos dará el valor con el cual la empresa puede soportar las responsabilidades de los activos.
6. Comprobación: la suma de pasivos más capital debe ser  igual a los activos. En el momento de la comprobación del resultado del balance de la situación, inicialmente se debe hacer un repaso en cuanto a que todos los datos estuvieran bien anotados con la finalidad de que, al momento de ver el resultado, se eviten errores. El resultado final debe dar que la suma del pasivo y el capital debe ser igual al total de activos.

Calcular el balance de situación

Al momento de calcular el balance de la situación se debe, en primera instancia, tener en cuenta la estructura que distingue el activo, pasivo y patrimonio neto.

Activo = Pasivo + Patrimonio neto

La fórmula anteriormente descrita evidencia que si la suma de los valores del pasivo con los valores del patrimonio neto es igual al activo, el balance ha quedado realizado correctamente.

Análisis del balance de situación

Gracias a los resultados del balance de situación, las empresas pueden evaluar la capacidad de las mismas para afrontar las deudas e identificar su capacidad de obtener utilidad, también con dichos datos se puede realizar un análisis del estado financiero de la empresa.

Fondo de maniobra

El fondo de maniobra evalúa y mide si  la empresa dispone de capacidad para actuar a corto plazo y, así, darle continuidad al desarrollo de sus actividades. Esta información es generada al momento de restar el activo circulante y el pasivo circulante que puede ser, positivo o negativo. De este modo, si es positivo será un resultado favorable para la empresa por el contrario si el resultado es negativo.

Modelos de balance de situación

Existe el balance abreviado el cual puede ser presentado solo por empresas cuyo activo no supere los 4.000.000 euros, su importe neto de cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 euros y el número de sus empleados no sean mayores a 50.