Cómo montar una agencia de comunicación, publicidad y RRPP

Se cree que en la actualidad las agencias de publicidad pueden estar en vía de extinción, ya que, actualmente, se está viviendo la época de la tecnología, la era de lo youtubers, la del “hazlo tú mismo”. Un momento en que las personas puede llegar a creer, erróneamente, que no se necesita de una agencia de publicidad, que todo se puede hacer si encuentras algún vídeo en la red a modo de tutorial, pero ¡te equivocas! Puesto que nunca un videotutorial reemplazaría los conocimientos de un profesional y la experiencia del mismo.

¿Qué hace una agencia de publicidad?

Es por ello que, las agencias de publicidad hoy son más fuertes que nunca. ¿Qué te asegura que la información que te están dando es correcta? o ¿la información que estoy encontrando es la que mi caso en particular necesita? Y aquí es donde entran en juego las agencias de publicidad, ya que brindan el servicio personalizado y experto que cada cliente necesita; por ello, decimos ¡sí a la creación de las agencias de publicidad! Donde se puede concebir un mundo de posibilidades personalizadas para cada situación.

Entonces, en resumidas cuentas, una agencia de publicidad es una empresa que gana dinero haciendo que otras empresas lo ganen también; es decir, tu éxito es mi éxito y esto hace que la calidad del servicio de una agencia sea innato y muy necesario. Por estas misma razones, crear una agencia de publicidad no es tan complicado como parece, simplemente se debe tener una idea y encontrar el presupuesto, descubrir a los clientes que necesiten ayuda para encontrar su lugar en el mercado, descubrir la genialidad de crear conexiones emocionales entre el producto o servicio y sus clientes potenciales y, finalmente, si las ventas del cliente aumentan su crecimiento, significa que la publicidad aplicada es la adecuada y la comunicación con el cliente de la agencia es la mejor.

Agencia de publicidad vs. agencia de marketing

En primer lugar, cabe aclarar que una agencia de publicidad no es una agencia de marketing y que ninguna reemplaza a la otra, pero si ambas pueden trabajar en sincronía; de hecho, si el cliente cuenta con un departamento de marketing o una agencia aliada de marketing los resultados pueden encontrar más rápidamente su funcionalidad en el mercado.

Una agencia de marketing o departamento de marketing es el encargado de crear, diseñar y desarrollar todo lo relacionado con la imagen de la empresa del cliente. Se encarga de crear los colores, el diseño del logo, del slogan y además, es la encargada de evaluar las mejores estrategias para llegar a sus clientes potenciales, su público objetivo o, en general, al mundo entero. Este es, a grandes rasgos, el funcionamiento de lo que sería la agencia o departamento de marketing.

Por otro lado, la agencia de publicidad es la encargada de tomar todo esto y transformarlo en conexiones emocionales, para que los clientes potenciales conozcan sus servicios y productos, descubran sus beneficios y, finalmente la producción de ventas o ganancias se incremente. Es por esta, y muchas más razones, que las agencias de publicidad y marketing no son lo mismo, pero juntas pueden llegar a crear trabajos excepcionales.

Inversión mínima necesaria

Es en este sector en el cual la publicidad estará siempre a pedir de boca. Es por ello que, la agencia de publicidad debe hacerse publicidad a sí misma para que los clientes potenciales logren identificar, reconocerla y diferenciarla de otras competencias. El ideal es ser elegida por los clientes que vean en esta campaña lo que desean para ellos mismos; que se den cuenta, a través de la publicidad de la agencia, que esta puede ahora hacer lo mismo por ellos, ese es el enganche básico y lógico y, a su vez, el mejor y más honesto.

Pero aquí no se detiene todo, y para lograrlo es necesario contar con un capital o con un dinero que se estipule para invertir en este aspecto. En primer lugar, encontramos los gastos de establecimiento, entre los cuales podemos incluir los gastos de constitución y creación de la agencia de publicidad y algunos trámites como: la escritura, los abogados y la notaría, dándonos un total de, aproximadamente, 1.800 euros.

En segundo lugar, encontramos los gastos de imagen y lanzamiento, es decir, toda la publicidad necesaria para dar conocer la agencia a sus potenciales clientes y esto podría costar alrededor de 1.500 euros. Después, encontramos los gastos de alquiler. La agencia de publicidad debe tener un lugar en específico desde el cual trabajar así que se tomarán en cuenta el primer mes de alquiler y se guardaran los siguientes dos meses para evitar percances. Esto podría suponer unos 1.200 euros.

Aquel local o establecimiento que se alquile para poner en funcionamiento la agencia de publicidad debe estar amueblado, con servicios básicos y acondicionado; en total unos 3.000 euros. Para poder trabajar son necesarios equipos informáticos y programas de software, los cuales podrían conseguirse por  5.500 euros. De estas manera, los requisitos mínimos para construir una agencia podrían suponer un coste total de 13.000 euros.

Evolución del número de agencias

Cada año el número de agencias de publicidad, y en general del sector de comunicaciones, va en aumento. Según el instituto nacional de estadística, en los últimos cuatro años ha habido un aumento constante de empresas en este sector y el 74 % de las agencias de comunicación se concentra principalmente en cuatro comunidades: un 31, 5 % de agencias de comunicación están en Madrid, un 22, 1% se encuentran en Cataluña, un 11,4% en Andalucía y un 8,9% están en Valencia.

Ahora bien, esta información genera un interrogante ¿cuáles son los sectores de actividad que más contratan los servicios de una agencia de comunicación? En primer lugar se encuentran los bancos, las cajas y los servicios financieros los cuales generan un 52,4% de actividad en agencias de comunicación; esto, nos deja entrever la calidad y la necesidad de estas entidades por publicidad, ya que también es un sector bastante competitivo.

En segundo lugar, encontramos el sector de consumo en alimentos y bebidas, con un 41,9%. Las empresas de este mercado suelen tener una gran representación representación en la televisión, la radio e inclusive en la mayoría de lugares publicitarios de la calle. En el tercer lugar está el sector de las telecomunicaciones, con un 34,3%, el cual necesitan publicidad por la cantidad de competencia que tienen y no tanto por sus productos.

Además, encontramos a los servicios públicos y entidades con un 31.4%, seguido de un promedio de entre 24.8% a 29.5% encontramos a los sectores de organismos oficiales, distribución, automoción, informática y ofimática, turismo y viajes.

Pasos para establecer una empresa de relaciones públicas

Las empresas de relaciones públicas son las encargadas, entre muchas otras funciones, de manejar los inconvenientes de las empresa que hagan que su buena imagen y buen nombre se vean afectados; también son los encargados de actuar como enlace entre la empresa y sus inversionistas. Existen variedad de formas para establecer una empresa de relaciones públicas pero a continuación se mostraremos los pasos básicos a seguir.

1. Reunirse con un experto en empresas de servicios y con un agente de seguros comerciales, ya que se debe adquirir un seguro de responsabilidad civil. Además, se debe adquirir una licencia de negocio la cual se puede gestionar desde el ayuntamiento de la localidad en cuestión; y finalmente se debe adquirir una licencia de impuestos sobre las ventas, la cual se puede adquirir en la Tesorería del Estado.
2. Una vez realizado la parte legal viene el segundo paso, enfocado en la creación de la empresa de forma física; es decir, desde qué lugar en específico la empresa comenzará a trabajar. Es por ello que, las cualidades para elegir un lugar son específicas como por ejemplo: estar bien comunicado para facilitar el acceso, ser un lugar visible para el público y, además, que tenga el espacio suficiente para contar con tu equipo y con salas privadas donde poder tener reuniones más serias con los clientes.
3. Tras esto, debes tener claro quién es la competencia, qué servicios extras ofrecen y que puedes aprender de ellos, siempre en busca de darle un toque personal para diferenciarte.
4. Sabemos que, aunque la publicidad que se genere va a darnos a conocer no va a bastar para que los clientes lleguen solos. Es por ello que, otra estrategia es salir a buscar dichos clientes y esto se puede hacer mediante los periódicos locales, consultando la cámara de comercio o con eventos y situaciones que puedan marcar la diferencia.
5. Identifica y clasifica la variedad de servicios que puede ofrecer tu empresa. Realiza un análisis comparativo para conocer a las empresas que pueden ser posibles clientes para que, al momento de ir a ofrecer los servicios a dicho cliente, este pueda visualizar las ventajas de contratarte.
6. Contrata un community manager que te de presencia y posicionamiento en las redes sociales y en los buscadores de google ya que, en la era de la tecnología, las redes sociales son la mejor carta de presentación de la compañía.Por esto, debe estar siempre activa, actualizada y enfocada en mostrar tus cualidades.
7. Y por último, pero no menos importante, los recursos humanos. Profesionales capacitados que sean parte de la empres y que estén comprometidos con el proyecto, aportando la mejor de sus versiones.

Personal necesario en una agencia

Inicialmente, depende de los servicios que se definan y ofrezcan. Sin embargo, siempre vamos a necesitar un líder, una persona que conozca el proyecto en concreto y el mercado en general; un profesional que sepa transmitir al futuro equipo las necesidades y exigencias del negocio. Después de definir esto, es importante que cualquier nueva empresa disponga de un gestor o contable; además, centrándonos en una agencia, también son imprescindibles las figuras de un analistas, un programador,diseñadores gráficos, creadores de contenidos, director de proyectos y gestor de marcas, entre otros.  

Organización del personal

El proceso que generalmente se debe llevara a cabo para la organización del personal, y en general como procesamiento de trabajo, es primero realizar una investigación; se debe tener claro qué es lo que se va a trabajar, con qué empresa, y conocer muy bien los pros y los contras de esta, así como sus servicios sus procedimientos internos, entre otros, todo enfocado a saber qué información necesitamos para realizar el trabajo.

Una vez se ha estudiado a fondo todo esto, se pasa a una fase de diseño de la estrategia a implementar, cuales serían todas las fases y demás aspectos necesarios. Tras esto, comienza la fase de desarrollo en la cual se pone en marcha el proyecto, realizando una prueba de su funcionamiento y aceptación antes de que salga a la luz; esto, con el fin de prever posibles errores.

¿Qué tener en cuenta para abrir una agencia de comunicación y RRPP?

• Evaluar si se tiene la experiencia y conocimientos suficientes para crear una agencia de comunicación  y saber si se cuenta con las suficientes conexiones en el gremio para impulsar dicha empresa.
• Inicio de los procedimientos legales requeridos para constituir la agencia.
• Definir los productos y servicios a ofrecer.
• Elaborar y definir las tarifas de los productos, en específico saber si se trabajara por ajuste,  por entrega o de forma fija.
• La localización de la oficina es los siguiente, ya que se debe tener un lugar en específico desde el cual trabajar. Si se va a comenzar ya en un local, lo ideal sería que su ubicación fuera cerca a las grandes avenidas por el acceso al transporte y si se decide empezar desde la casa, lo mejor es adecuar y tener definido un área para desarrollar este tipo de actividades.
• Se debe fijar el presupuesto de inversión inicial y como cubrir los gastos operativos iniciales, por lo menos adelantándose a dos o tres meses para poder estar preparados para asumir cualquier eventualidad o percance que se originen.